Convocar a reunión del máximo órgano social
Las reuniones ordinarias deberán ser celebradas dentro de los tres (3) primeros meses del año, salvo que se estipule disposición en contrario en los estatutos sociales, con el propósito principal de discutir y aprobar estados financieros, el informe de gestión, así como decidir sobre la distribución de utilidades.
Por tanto, el término establecido en la ley para la celebración de la reunión ordinaria del máximo órgano social será el 31 de marzo de 2023.
Preparación de estados financieros de propósito general
Las sociedades deberán cortar sus cuentas, al menos una vez al año, esto es, al 31 de diciembre, con el fin de preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados.
Así mismo, al momento de la preparación de estados financieros, deberán tenerse en cuenta la Ley 2069 de 2020 sobre la evaluación de causal de disolución relacionada con el cumplimiento o no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha.
Preparación y presentación de la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB
El artículo 631-5 y siguientes del Estatuto Tributario regula la obligación de suministrar la información de los beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios (RUB) de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Dicha información deberá reportarse ante la DIAN, de la siguiente manera:
(i) Las personas jurídicas constituidas, creadas y/u obligadas al 31 de mayo de 2023, deberán efectuar el suministro inicial de información a más tardar el 31 de julio del 2023.
(ii) Las personas jurídicas constituidas creadas y/u obligadas al 1 de junio del 2023, deberán efectuar el suministro inicial de información a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a su inscripción en el RUT o al Sistema de Identificación de Estructura Sin Personería Jurídica.
Preparación de informe de gestión
En el marco de la reunión ordinaria del máximo órgano social, además de presentarse los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal (si fuere aplicable), los administradores deberán presentar el “informe de gestión”, en el cual se detallará la forma en que llevaron su labor durante el último periodo o ejercicio contable, incluyendo también los deberes relacionados con la verificación de la ocurrencia de la causal de disolución no cumplimiento de la hipótesis del negocio en marcha conforme al Decreto 854 de 2021.
Envio de información financiera a la Superintendencia de Sociedades
Las sociedades comerciales, sucursales de sociedad extranjera y empresas unipersonales supervisadas, deberán enviar la información financiera del año 2022 a la Superintendencia de Sociedades en las condiciones, plazos y anexando la documentación requeridas conforme en la Circular Externa No. 100-000012 de 2022.
Nombramiento de Revisor Fiscal
Conforme a lo establecido parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990, Será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente de 5.000 salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a 3.000 mil salarios mínimos.
Teniendo en cuenta lo anterior, en el año 2023 deberán tener revisor fiscal:
- Sociedades que posean activos, al 31 de diciembre de 2022, igual o superior correspondiente a $5.000.000.000
- Sociedades que posean ingresos brutos, al 31 de diciembre de 2022, igual o superior a $3.000.000.000).
Lo anterior, con el fin de evitar que las declaraciones de impuestos nacionales se entiendan como no presentadas ante la DIAN.
Renovación de la matrícula mercantil
Las sociedades, personas naturales comerciantes, sucursales y/o establecimientos de comercio deberán renovar su matrícula mercantil a más tardar el 31 de marzo de 2023, con el fin de evitar sanciones por parte de la entidad respectiva.
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