El Ministerio del Trabajo puso en funcionamiento el Sistema de Registro de Teletrabajadores (SISTEL), una plataforma destinada a centralizar la información de las personas vinculadas bajo la modalidad de teletrabajo.
Aunque la obligación de reporte existe desde 2022, únicamente hasta mayo de 2026 fue habilitada la herramienta tecnológica para su cumplimiento.
En consecuencia, las empresas que cuenten con trabajadores vinculados mediante teletrabajo deberían verificar el cumplimiento de esta obligación y la consistencia de la información que será reportada ante el Ministerio del Trabajo.
¿Quiénes deben realizar el registro?
La obligación aplica a las empresas que tengan trabajadores vinculados bajo la modalidad de teletrabajo.
No resulta relevante que la mayoría del personal labore de forma presencial. Si la compañía cuenta con uno o más teletrabajadores, deberá registrar únicamente a las personas que se encuentren bajo dicha modalidad.
Antes de realizar el registro, resulta recomendable verificar la consistencia de la información que será suministrada.
Información reportada ante la ARL
La información incluida en SISTEL debería coincidir con los datos previamente reportados a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), con el fin de evitar inconsistencias frente a eventuales verificaciones.
Información sobre personas con discapacidad
La plataforma solicita información relacionada con discapacidad certificada de los teletrabajadores. Las empresas obligadas a cumplir cuotas de vinculación de personas con discapacidad deberían revisar cuidadosamente la información reportada, pues esta podría ser utilizada por las autoridades laborales dentro de procesos de inspección y vigilancia.
Información requerida por la plataforma
El registro exige, entre otros datos:
- Tipo y número de documento.
- Nombre completo.
- Género.
- Cargo.
- Modalidad de teletrabajo.
- Fecha de inicio.
- Fecha de finalización.
- Condición de discapacidad.
- Estado del trabajador.
- Municipio.
Una vez finalizado el proceso, el sistema genera un soporte que podrá ser utilizado como evidencia de cumplimiento frente a eventuales actuaciones de inspección laboral.
El registro no agota las obligaciones en materia de teletrabajo
La habilitación de SISTEL también constituye una oportunidad para verificar el cumplimiento de otras obligaciones asociadas a esta modalidad de trabajo.
Entre otros aspectos, las compañías deberían revisar:
- Acuerdos de teletrabajo o cláusulas contractuales correspondientes.
- Políticas internas de teletrabajo actualizadas.
- Evidencia de socialización de las políticas.
- Capacitaciones en riesgos laborales.
- Capacitaciones en salud mental y autocuidado.
- Seguridad digital y protección de la información.
- Protección de datos personales.
- Uso de herramientas tecnológicas.
- Gestión del tiempo y trabajo remoto.
- Evidencias de participación de los trabajadores en dichas actividades.
La puesta en marcha de SISTEL representa un nuevo punto de control para las autoridades laborales respecto de la implementación del teletrabajo.
Por esta razón, las empresas que utilicen esta modalidad deberían verificar no solo el cumplimiento del registro, sino también la existencia de la documentación y soportes que respalden adecuadamente su esquema de teletrabajo.
En caso de requerir acompañamiento en la revisión de sus esquemas de teletrabajo o en el cumplimiento de esta obligación, el equipo de Cañón Asociados se encuentra disponible para brindar asesoría especializada.